Hoe je je belangen verdedigt zonder de relatie te schaden

Stel je een typische onderhandelingssituatie voor: beide partijen willen iets anders en willen perse hun zin hebben. Bijvoorbeeld: de een wil een hoge prijs, de ander een lage; of de een wil nu 10 producten afnemen en later wellicht meer, terwijl de ander nu meteen 50 producten wil verkopen. Wie wint? Degene met de sterkst wil? Met de meeste macht?

Als beide partijen zich vastbijten in hun positie, dan is een oplossing van het conflict meestal ver weg. De relatie tussen beide partijen kan zomaar ontaarden in een vechtrelatie, waarbij als de ene wint, de ander verliest. Degene die heeft verloren probeert bij de eerste de beste gelegenheid het verloren terrein weer terug te winnen. In een poging te winnen halen de onderhandelaars alles uit de kast, zaken uit het verleden worden erbij gehaald en persoonlijke aanvallen zijn niet van de lucht. Op zijn best komen de partijen ergens in het midden uit, maar de relatie is er hoe dan ook niet beter op geworden.

Hoe kun je dit nu voorkomen? Eén van de belangrijkste manier om een onderhandeling niet te laten ontaarden in een vechtpartij is om je te concentreren op de – achterliggende – belangen.

Om duidelijk te maken wat hiermee wordt bedoeld wordt vaak het voorbeeld van de zusjes en de sinaasappel gebruikt.

Twee zusjes willen allebei een taart bakken. Ze hebben allebei een heerlijk recept gevonden en zoeken de ingrediënten bij elkaar. Allebei blijken ze een sinaasappel nodig te hebben, maar er is er nog maar één. Allebei willen ze die ene sinaasappel hebben. Ze krijgen er flink ruzie om en de verwijten vliegen over en weer: “jij wilt ook altijd de baas zijn” en “vorige maand liet je ook alle troep in de keuken voor mij staan” etcetera. Ze komen er niet uit wie de sinaasappel mag hebben en daarom snijden ze hem uiteindelijk maar doormidden, zodat ze allebei een halve hebben voor hun taart. Jammer genoeg hebben ze zich niet bezig gehouden met het achterliggende belang, want het ene zusje had het sap van de sinaasappel nodig, terwijl het andere zusje alleen de schil hoefde te gebruiken. Met een paar vragen over en weer naar het belang van de sinaasappel waren ze erachter geweest en hadden ze beide kunnen krijgen wat ze hebben wilden.

Wacht niet af tot de ander je vraagt naar je belangen. Beschrijf je belangen uitgebreid en beeldend. Vraagt jouw opdrachtgever een lagere prijs, beschrijf dan uitgebreid de belangen die achter jouw prijsstelling liggen. De kwaliteit die je levert bijvoorbeeld. Je hebt een bepaalde prijsstelling nodig om die kwaliteit te kunnen leveren. Maak ook een bruggetje naar de belangen van de ander: in welke mate dient jouw product of dienst de belangen van de ander. Bijvoorbeeld in termen van opbrengst.

Deze 4 tips vormen de basis voor het centraal stellen van belangen:

1. Bedenk dat achter iedere positie een belang zit. Die belangen moeten op tafel, zodat je een voor beiden bevredigende oplossing kunt vinden.
2. Praat eerst over belangen – oftewel het probleem – en daarna pas over de oplossing – oftewel je positie. De ander luistert beter als je deze volgorde aanhoudt. Als je meteen met je oplossing komt – en de ander ziet niets in jouw oplossing – dan is hij of zij niet meer geneigd te luisteren naar je probleem. De ander gaat dan proberen jouw oplossing van tafel te krijgen. In het voorbeeld van de zusjes is het belang dan bijvoorbeeld een beschrijving van de taart en de ingrediënten (belangen). De oplossing – de sinaasappel – komt pas daarna.
3. Bij ieder conflict zijn er ook gezamenlijke belangen. Zoek ze op en benoem ze. Luister naar de ander en vraag expliciet naar de belangen, bijvoorbeeld: “Als ik het goed begrijp, dan is voor jou belangrijk dat ….” Of test het belang als de ander niet veel zegt: “Volgens mij is voor jou ….. belangrijk. Klopt dat?”
4. Houd je doel voor ogen en ga geen discussies aan die daar niet toe bijdragen.

Goed luisteren dus en uitgebreid vertellen over je belangen.

Wil je hierop reageren? Ik zie je reactie graag tegemoet.

Bron: Excellent onderhandelen, Roger Fisher, William Ury, Bruce Patton